Tổ chức sự kiện, chạy sự kiện thoạt nghe là nghề của sự năng động, sáng tạo, gắn liền với những ánh đèn sân khấu hào nhoáng, những bữa tiệc sang trọng. Tuy vậy, đó chỉ là lớp vỏ bọc ngoài. Những ai trong ngành mới thấu hiểu rằng, đây còn là nghề đa di năng và tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không trang bị đầy đủ những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết. Dù là người mới chân ướt chân ráo bước vào nghề hay dân chuyên nghiệp, ghi nhớ những kỹ năng tổ chức sự kiện ngay sau đây là điều bắt buộc mà bạn phải nằm lòng.
1. Kỹ năng tổ chức sự kiện 1 - Cố gắng đối mặt, xử lý mọi tình huống khó
Kỹ năng tổ chức sự kiện 1 - Cố gắng đối mặt, xử lý mọi tình huống khó
Giống như du lịch, nhà hàng - khách sạn, tổ chức sự kiện là nghề dịch vụ luôn đòi hỏi tính "ứng biến" và thích nghi cao trước những yêu cầu của khách cũng như sự cố phát sinh xảy ra trong quá trình tổ chức. Một sự kiện mang lại cho người tham gia cảm giác nhàm chán vì âm thanh liên tục bị trục trặc, bữa tiệc bị phá rồi bởi hành động phục vụ chậm hay sự kiện dày đặc những lời nói phát biểu,...mà không có không khí hứng khởi.
Tất cả điều này từ xuất phát từ kỹ năng tổ chức sự kiện thiếu chuyên nghiệp. Nếu bạn, đổ thừa cho sự thiếu thời gian rằng: Bạn không đủ thời gian để chuẩn bị thêm những màn văn nghệ dạo đầu hay vì sự kiện trước đó quá quan trọng và không đủ thời gian để chuẩn bị cho sự kiện sau và vì vậy mà deadline. Đó không phải là phong thái của một người sẽ trở thành một một event planner chuyên nghiệp. Bởi lẽ, bản chất của nghề tổ chức sự kiện là nghề "chạy" và "sống chung"với sự chắc chắn và gấp rút về mặt thời gian.
Kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức sự kiện
Để có thể lên một sự kiện thành công, bạn cần phải chuẩn bị trong một thời gian dài, từ việc lên ý tưởng cho bữa tiệc, list những hoạt động và dịch vụ cần thiết và làm sự kiện trở nên đặc sắc đặc biệt là sự chuẩn bị đầy đủ những phương án dự phòng cho những tình huống trục trặc và xử lý nhanh gọn sự cố để khách hàng vấn cảm thấy hài lòng.
Kỹ năng đối mặt với tình huống khó của nhân viên trong nghề tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở năng lực chạy đua cùng với thời gian, kỹ năng ứng biến những tình huống rủi ro bất ngờ ập đến trong quá trình diễn ra sự kiện mà còn là gạt phăng mọi suy nghĩ rằng, bạn là người còn non trẻ về mặt tổ chức hay quản lý sự kiện. Nếu một ngày cấp trên đề xuất bạn đứng ra chịu trách nhiệm cho một sự kiện.
Kỹ năng xử lý mọi tình huống khó
Chắc chắn anh chị ấy đã nhìn ra được tiềm năng của bạn, năng lực của bạn có thể đảm nhiệm được khối lượng công việc tốt. Do vậy, đừng vội "chối bay chối biến" cho rằng, bạn là người mới mà hãy cố gắng hết sức để lên ý tưởng thực hiện kế hoạch. Nếu thấy khó khăn, bạn có thể nhờ sếp hay đồng nghiệp tư vấn thêm. Chủ động chính là từ khóa, là kỹ năng đầu tiên mà bất ký ai mong muốn trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện mong chuyên nghiệp phải có.
2. Kỹ năng tổ chức sự kiện 2 - Không ngừng nâng cao học hỏi kiến thức, kinh nghiệm, trau dồi những kỹ năng mềm
2.1. Tích cực trau dồi kiến thức Marketing
Không ngừng nâng cao học hỏi kiến thức, kinh nghiệm, trau dồi những kỹ năng mềm
Tuy được xếp vào nhóm nghề dịch vụ, yêu cầu kỹ năng cao, song bản thân tổ chức sự kiện cũng là một khía cạnh nhỏ của marketing về những dịch vụ hay PR để làm nổi bật cho một chủ thể phía sau như một nhân vật, một thương hiệu. Do vậy, để thiết kế ra một sự kiện tốt, bạn ngoài kỹ năng, nghiệp vụ bạn cần lối tư duy, kiến thức về tiếp thị. Hãy trang bị cho mình một mình một bồ tri thức chuyên sâu về Marketing và không ngừng học hỏi chúng qua những sự kiện, cách quảng bá sản phẩm, nhân vật làm sao trở nên thu hút. Khi triển khai một chiến lược Marketing tốt, bạn cần phải có quy trình,và tổ chức sự kiện cũng thế.
Ngoài kiến thức "sách vở" và kinh nghiệm về marketing, một chuyên viên tổ chức sự kiện còn phải là người có khả năng và luôn trau dồi để làm tốt hơn việc lập kế hoạch, tổ chức, quản lý các sự kiện.
2.2. Tích lũy, bồi dưỡng, phát huy khả năng lập kế hoạch, sự sáng tạo, kỹ năng công nghệ
Như đã nhấn mạnh, một sự kiện chỉ diễn ra đúng ý với bạn khi bạn biết sắp xếp và đầu tư thời gian cho nó. Thành tố có thể đánh giá bạn rằng có thực sự phù hợp với nghề chức sự kiện không đó là kỹ năng lập kế hoạch.
Chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người chủ động tiếp nhận với bộ phận kinh doanh để nắm rõ được thông tin, yêu cầu của khách hàng về sự kiện, họ là người lên kịch bản cho sự kiện diễn ra, gửi đi duyệt kịch bản, liên hệ với các phòng ban, đơn vị cung ứng dịch vụ, đồ đoàn, setup bàn ghế trang trí không gian sao cho phù hợp, họ cũng là người đề xuất những giải pháp dự phòng cho sự kiện. Không dừng lại ở đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện còn là người điều phối thực hiện sự kiện theo kịch bản...Với khối lượng công việc đồ sộ như vậy, đòi hỏi họ phải là người biết sắp xếp, lập kế hoạch rõ ràng cũng như quản lý, phân bố nhân lực thật tốt.
Không ngừng nâng cao học hỏi kiến thức, kinh nghiệm, trau dồi những kỹ năng mềm
Dĩ nhiên, những kỹ năng và kinh nghiệm này đến từ sách vở hay "tự nghĩ ra" mà còn là quá trình học hỏi, tích lũy kinh nghiệm lâu dài.
Biết phát huy những thành tố tiềm tàng trong bản thân như sự sáng tạo, đam mê với nghệ thuật và công nghệ.
Những phẩm chất này được thể hiện rất rõ qua quá trình bạn lựa chọn hay tư vấn banner quảng cáo cho sự kiện hay đạo diễn sân khấu, điều chỉnh ảnh sáng. Trau dồi kỹ năng công nghệ có thể giúp một nhân viên tổ chức sự kiện xử lý được những trục trặc về máy móc trong quá trình vận hành sự kiện hay hướng dẫn bộ phận kỹ thuật làm theo đúng kịch bản.
Kỹ năng sáng tạo là thành tố then chốt để cho ra đời một sự kiện có thực sự thu hút ánh nhìn của người tham dự hay không, một kịch bản có hấp dẫn và đủ sức để truyền tải một thông điệp đến người tham dự sự kiện hay không. Ý tưởng càng mới lạ độc đáo bao nhiêu, sự kiện sẽ ấn tượng bấy nhiêu.
3. Kỹ năng viết Proposal
Trau dồi kỹ năng viết Proposal
Có thể với những người chân ướt chân ráo vào nghề, Proposal là gì còn là khái niệm cực kỳ mới mẻ. Nhưng với dân ngành tổ chức sự kiện rồi, họ sẽ thấu hiểu rằng, bên cạnh một kịch bản thu hút, sáng tạo kết hợp với loạt kỹ năng trên đây, kỹ năng viết Proposal mới đích thị là mang tính quyết định vì Proposal chính là tài liệu trực tiếp cho phép bạn/công ty tổ chức sự kiện giao tiếp với khách hàng. Đó là bản mô tả kịch bản, bước diễn ra trong sự kiện khách hàng mong muốn sau khi đã trao đổi.
Kỹ năng viết proposal thuyết phục khách hàng ở sự ngắn gọn có thể truyền tải được hồn cốt của kịch bản và những ý tưởng độc đáo đến khách hàng và thuyết phục được họ. Kỹ năng này không thể hiện được năng lực viết lách mà còn cho thấy được tâm lý thấu hiểu khách hàng và làm họ tin vào tính khả thi của dự án, của sự kiện.
4. Kỹ năng xin giấy phép tổ chức, sự kiện và tìm nhà cung cấp
Thật ra, công việc của một chuyên viên tổ chức sự kiện là chịu trách nhiệm toàn bộ cho sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất từ bước lên ý tưởng, viết kịch bản, tổ chức sự kiện và liên hệ với nhà cung cấp. Với những thành phần công việc nối đuôi phía sau, kỹ năng xin giấy phép tổ chức sự kiện và tìm nhà cung cấp là khâu cực kỳ quan trọng. Nó đòi hỏi ở chuyên viên tổ chức không chỉ kỹ năng giao tiếp tốt mà còn là khai thác triệt để các mối quan hệ, năng lực tương với các cơ quan hành chính đến đối tác cung ứng dịch vụ bởi vì không phải công ty tổ chức sự kiện nào cũng đủ năng lực tài chính trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để sự kiện diễn ra sự kiện như ý.
Kỹ năng xin giấy phép tổ chức, sự kiện và tìm nhà cung cấp
Đặc biệt, trau dồi kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp dịch vụ là tất yếu. Để chắc chắn rằng, supplier đáng tin cậy để cung cấp dịch vụ cho bạn/công ty...bạn cần phải có kỹ năng thăm dò được năng lực thực tế của nhà cung cấp đến đâu bằng việc đặt ra cho họ những câu hỏi chuyên ngành về không gian chuẩn để bố trí loa, bàn ghế, bát, đũa, cốc chén...Dĩ nhiên, để có thể lựa chọn ra được những nhà cung cấp dịch vụ uy tín và kiểm chứng được năng lực của họ, bạn cũng phải trau dồi những kỹ năng về dịch vụ chuyên nghiệp.
5. Kỹ năng quản lý tài chính
Dịch vụ chuyên nghiệp, kịch bản sáng tạo...nhưng tính khả thi của sự kiện phụ thuộc căn cốt và nguồn ngân sách giới hạn mà doanh nghiệp bạn bỏ ra. Do vậy, kỹ năng quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện cũng quan trọng không kém. Mối sự kiện vẫn hành được dựa trên một ngân sách nhất định. Tuy vậy, không ít những người mới bước vào nghề này thường dễ ảo tưởng về doanh thu của sự kiện bởi chiêu mộ số lượng nhà tài trợ đông đảo và lượng khán giả đông đúc, từ đấy lý tưởng hóa kịch bản theo hướng xa hoa hơn. Điều này, dễ dẫn đến tình trạng vỡ mộng ở cuối chương trình khi kết quả thu về bị hao hụt.
Kỹ năng quản lý tài chính
Phương án thứ hai biểu hiện rằng, bạn là người có năng lực quản lý tài chính là đề ra những phương án dự phòng tốt. Những chiến lược này sẽ khắc phục tối đa những rủi ro diễn ra trong kế hoạch duy nhất.
Một điều rất quan trọng trong kỹ năng quản trị tài chính, đó là định hướng để giảm thiểu thực trạng thua lỗ của sự kiện. Nếu chiến dịch đã thực hiện được một những cảm giác và kết quả ban đầu là doanh nghiệp đứng ra tổ chức sẽ thua lỗ, thì bạn phải là người cân nhắc xem giải pháp có hay không dừng lại kế hoạch hay đổi hướng so với kế hoạch bạn đầu diễn ra. Nếu thấy hợp lý hãy làm để cố gắng vận hành sự kiện theo hướng hòa vốn.
6. . Kỹ năng quản trị rủi ro
Tổ chức sự kiện không phải là nghề dễ chịu rủi ro quá mức như chứng khoán hay bất động sản, nhưng đặc thù của nghề phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố khách quan như thời tiết xấu, khách mới đến sự kiện quá ít, hư hỏng thiết bị hay những cuộc ẩu đả, dụng độ. Do vậy, người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải là người nhạy cảm với những rủi ro, để có thể cụ thể hóa ra một kế hoạch dự phòng tốt nhất và xử lý được những rủi ro đó hiệu quả nhất.
Càng đề ra được nhiều rủi ro có thể xảy đến và phương pháp khắc phục rủi ro có thể giúp bạn hạn chế được tối đa những thiệt hại về tài chính, thương hiệu cho doanh nghiệp tổ chức.
.jpg)
Kỹ năng quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện
Trên đây, chính là những kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng nhất mà tín đồ của ngành này cần nắm vững khi quyết định đầu quân cho vị trí tổ chức sự kiện. Mong rằng, những thông tin này thực sự hữu ích với bạn trong quá trình săn tìm việc là như ý.
![[Chia sẽ] Bồi dưỡng là gì? Thành công có phải xuất phát từ việc bồi dưỡng?](https://4.bp.blogspot.com/-O3EpVMWcoKw/WxY6-6I4--I/AAAAAAAAB2s/KzC0FqUQtkMdw7VzT6oOR_8vbZO6EJc-ACK4BGAYYCw/w100/nth.png)
0 Nhận xét